Sağlık Turizminde Hasta Otel ve Uçuş Takibi Nasıl Yapılır?
Otel ve uçuş bilgisinin neden koordinatörün Excel tablosunda değil hasta kaydında durması gerektiği; hangi alanlar, roller ve kontrollerle işe yaradığı.
Sağlık turizmi hastasının otel ve uçuş bilgisini güvenilir biçimde takip etmenin yolu, bu bilgiyi doğrudan hasta kaydında tutmaktır: otel adı, giriş ve çıkış tarihleri, oda ve rezervasyon numarası; her uçuş için uçuş numarası, PNR, havalimanları ve saatler. Böylece bilgiye ihtiyaç duyan herkes — koordinatör, doktor, tercüman, çağrı merkezi — Excel tablosu, mesaj grubu ve birinin e-postasındaki PDF yerine aynı kaydı okur.
Hasta seyahat takibinde Excel neden yetersiz kalır?
Excel tablosu klinik kayıttan kopuktur. Ameliyat tarihi değiştiğinde koordinatörün otel satırını da güncellemeyi hatırlaması gerekir; uçuş değiştiğinde bunu hastayı karşılayacak tercüman en son duyar. Tabloda yetki kontrolü de yoktur: dosyayı açabilen herkes tüm hastaların seyahat bilgisini görür ve çıkış tarihini kimin değiştirdiği kayıt altına alınmaz.
| Sorun | Excel veya mesajlaşma | Hasta kaydında |
|---|---|---|
| Ameliyat tarihi değişir | Otel satırı ayrıca güncellenir, hatırlanırsa | Tarihler ameliyatla aynı kayıtta durur |
| Tercümanın varış saatine ihtiyacı var | Koordinatörü arar | Uçuşu hasta kaydından okur |
| Seyahat bilgisini kim görür | Dosyası olan herkes | Yalnızca otel/uçuş yetkisi verilen roller |
| Personel ayrılır | Kopyalar kişisel cihazlarda kalır | Erişim klinik üyeliğiyle birlikte biter |
Klinik hangi seyahat bilgilerini kaydetmeli?
- Otel: ad, giriş ve çıkış tarihleri, oda numarası, rezervasyon numarası, tutar ve para birimi, notlar (örneğin: ameliyat sonrası giriş katı istendi).
- Uçuş: havayolu, uçuş numarası, PNR, kalkış ve varış havalimanları, kalkış ve varış saatleri, gidiş / dönüş / aktarma, sınıf ve tutar.
- Her konaklama ve her uçuş ayağı için ayrı kayıt tutun; dönüş uçuşu ya da uzayan konaklama eskisinin üzerine yazılmasın, yeni kayıt olsun.
Otel ve uçuş bilgisini ekipte kim görmeli?
Seyahat bilgisi hastayla birlikte birçok elden geçer, ama her rolün düzenlemesi gerekmez. İşleyen bir dağılım şudur: koordinatör her şeyi oluşturur ve düzenler; doktor geliş-gidiş tarihine göre planlamak için okur; tercüman okur ve gecikmiş bir varış gibi gözlemlediklerini günceller; çağrı merkezi hastaya cevap vermek için okur. ClinicArchitect'in varsayılan rolleri bu düzeni izler ve her klinik bunu rol ya da personel bazında değiştirebilir.
| Rol | Otel ve uçuş (ClinicArchitect varsayılanı) |
|---|---|
| Klinik sahibi / yönetici | Oluşturma, düzenleme, silme |
| Doktor | Okuma |
| Tercüman | Okuma ve güncelleme |
| Çağrı merkezi | Okuma |
Saat dilimleri ne olacak?
Otel geceleri takvim günleridir; bu yüzden başka bir ülkeden bakıldığında kaymayan tarihler olarak saklanmalıdır. Uçuş saatleri ise zamandaki anlardır: Londra'dan 08:00'de kalkan uçuş İstanbul'daki koordinatöre 11:00, Londra'daki meslektaşa 08:00 olarak görünmelidir. ClinicArchitect otel tarihlerini takvim günü, uçuş saatlerini ise her kullanıcının yerel saatinde gösterilen kesin anlar olarak saklar.
ClinicArchitect'te nasıl kurulur?
- Klinik ayarlarından Otel Rezervasyonu ve/veya Uçak Bileti modüllerini açın. Estetik cerrahi veya genel klinik olarak kurulan kliniklerde ikisi de baştan açıktır.
- Bir hastayı açın: hastanın otel konaklamaları ve uçuşlarıyla bir Seyahat bölümü görünür.
- Otel konaklamasını tarihleriyle ekleyin; gece sayısı otomatik hesaplanır. Çıkış tarihi girişten önce kaydedilemez.
- Her uçuş ayağını ekleyip gidiş, dönüş veya aktarma olarak işaretleyin. Uçuş için en az bir uçuş numarası veya PNR gerekir.
- Tercüman ve çağrı merkezi personelinin ihtiyaç duymadıkları bilgileri görmeden seyahat kayıtlarını okuyabilmesi için rol yetkilerini gözden geçirin.
Seyahat kayıtları web panelinde, mobil uygulamada ise bir sonraki güncellemeyle kullanılabilir. ClinicArchitect otel veya uçuş rezervasyonu yapmaz, canlı uçuş durumunu izlemez ve hastaya mesaj göndermez; kliniğin teyit ettiği bilgileri tıbbi kaydın yanında tek bir yerde tutar.
Sık sorulan sorular
Klinik yönetim yazılımı hastaların otel ve uçuşlarını takip edebilir mi?
Bazıları edebilir. ClinicArchitect otel konaklamalarını ve uçuş ayaklarını tarih, uçuş numarası, PNR ve tutarlarıyla birlikte, rol bazlı yetkilerin arkasında hasta kaydında saklar.
ClinicArchitect otel veya uçuş rezervasyonu yapar mı?
Hayır. Klinik ya da hasta tarafından yapılmış rezervasyonları kaydeder. Havayolu veya otel rezervasyon sistemlerine bağlanmaz, canlı uçuş durumunu izlemez.
Tercüman klinik değerlendirmeleri görmeden seyahat bilgilerini görebilir mi?
Evet. Yetkiler alan bazında verilir. ClinicArchitect'in varsayılan tercüman rolü otel ve uçuş kayıtlarını okuyup güncelleyebilir, ancak ameliyat öncesi ve sonrası değerlendirmelere erişemez.